Polityka prywatności

DEFINICJE UŻYTE W POLITYCE PRYWATNOŚCI:

Administrator:  Agencja EMCLAT Sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Puławskiej 77 lok. U5, 02-595 Warszawa, posiadająca numer identyfikacji podatkowej NIP 7181989276, zarządzająca serwisem www.emclat.com

Dane osobowe: Wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej poprzez jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej, w tym adres IP urządzenia, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy oraz informacje gromadzone za pośrednictwem plików cookie oraz innej podobnej technologii.

RODO: Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.

Serwis: Wydawany przez Administratora serwis internetowy, do którego stosuje się niniejsza Polityka, tj. www.emclat.com, zarządzany przez Administratora

Użytkownik: każda osoba fizyczna odwiedzająca Serwis lub korzystająca z usług lub funkcjonalności udostępnianych w Serwisie.

PRZETWARZANIE DANYCH W ZWIĄZKU Z KORZYSTANIEM Z SERWISU

W związku z korzystaniem przez Użytkownika z Serwisu, Administrator zbiera dane w zakresie niezbędnym do świadczenia poszczególnych usług oferowanych w Serwisie, a także informacje o aktywności Użytkownika w Serwisie. Poniżej zostały opisane szczegółowe zasady oraz cele przetwarzania danych osobowych gromadzonych podczas korzystania przez Użytkownika z Serwisu.

CELE ORAZ PODSTAWY PRAWNE PRZETWARZANIA DANYCH W SERWISIE

orzystanie z Serwisu

Dane osobowe wszystkich osób korzystających z Serwisu (w tym adres IP lub inne identyfikatory oraz informacje gromadzone za pośrednictwem plików cookies lub innych podobnych technologii) przetwarzane są przez Administratora:

• w celu świadczenia usług drogą elektroniczną w zakresie udostępniania Użytkownikom treści gromadzonych w Serwisie – podstawą prawną przetwarzania jest niezbędność przetwarzania do wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
• w celach analitycznych i statystycznych – podstawą prawną przetwarzania jest uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na prowadzeniu analiz aktywności Użytkowników oraz ich preferencji, w celu poprawy stosowanych funkcjonalności i świadczonych usług;
• w celu ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami – podstawą prawną przetwarzania jest uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na ochronie swoich praw.

Logi systemowe
Aktywność Użytkownika w Serwisie, w tym jego dane osobowe, rejestrowana jest w logach systemowych. Zebrane w logach informacje przetwarzane są przede wszystkim w celach związanych ze świadczeniem usług. Administrator przetwarza również dane w celach technicznych, administracyjnych, zapewnienia bezpieczeństwa systemu informatycznego oraz zarządzania nim, a także w celach analitycznych i statystycznych – w tym zakresie podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Formularze kontaktowe

• Administrator zapewnia możliwość skontaktowania się z nim przy wykorzystaniu poczty elektronicznej lub formularza kontaktowego dostępnego w Serwisie. Podanie podstawowych danych (imię i nazwisko lub nazwa firmy, adres e-mail, telefon kontaktowy) jest wymagane w celu przyjęcia i obsługi zapytania. Ich niepodanie skutkuje brakiem możliwości jego obsługi. Podanie pozostałych danych (np. stanowisko, nazwa wydarzenia, preferencje) jest dobrowolne.Dane osobowe są przetwarzane:
  • w celu identyfikacji nadawcy oraz obsługi jego zapytania – podstawą prawną przetwarzania jest niezbędność przetwarzania do wykonania umowy o świadczenie usługi (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
  • w celach analitycznych i statystycznych – podstawą prawną przetwarzania jest uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na prowadzeniu statystyk zapytań zgłaszanych przez Użytkowników za pośrednictwem Serwisu w celu doskonalenia jego funkcjonalności i jakości obsługi.

Składanie zamówienia

Celem przetwarzania danych osobowych Użytkownika, podanych w związku ze składaniem zamówienia na usługę eventową, marketingową lub reklamową, jest realizacja zamówienia oraz obsługa procesu współpracy.

Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych w tym przypadku jest:

• zawarcie i wykonanie umowy lub działania podejmowane na żądanie Użytkownika, zmierzające do jej zawarcia (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
• obowiązek prawny ciążący na Administratorze, związany z rachunkowością i dokumentacją podatkową (art. 6 ust. 1 lit. c RODO);
• prawnie uzasadniony interes Administratora, polegający na ustaleniu, dochodzeniu lub obronie ewentualnych roszczeń (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Podanie danych przez Użytkownika jest dobrowolne, ale konieczne do zawarcia umowy. Niepodanie danych uniemożliwi zawarcie umowy i realizację zamówienia.

Dane Użytkownika będą przetwarzane do momentu, w którym:

• przestanie obowiązywać umowa zawarta między Użytkownikiem a Administratorem;
• na Administratorze przestanie ciążyć obowiązek prawny, zobowiązujący go do przetwarzania danych;
• ustanie możliwość dochodzenia roszczeń przez Użytkownika lub Administratora;
• zostanie przyjęty sprzeciw Użytkownika wobec przetwarzania jego danych osobowych – w przypadku gdy podstawą przetwarzania danych był uzasadniony interes Administratora – w zależności od tego, co nastąpi najpóźniej.

Prawa użytkownika:

• Użytkownik ma prawo żądania:
  • dostępu do swoich danych osobowych,
  • ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania,
  • przeniesienia danych do innego administratora,
  • wniesienia w dowolnym momencie sprzeciwu wobec przetwarzania danych z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją – wobec przetwarzania danych osobowych opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

  W celu realizacji swoich praw, Użytkownik może skontaktować się z Administratorem:

  •  e-mailowo: kontakt@emclat.com
  • pocztą tradycyjną: ul. Puławska 77 lok. U5, 02-595 Warszawa

  W przypadku gdy Użytkownik uzna, że jego dane są przetwarzane niezgodnie z przepisami prawa, przysługuje mu prawo złożenia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Odbiorcy danych osobowych

Administrator może przekazywać dane osobowe Użytkowników następującym kategoriom odbiorców:

• podmiotom świadczącym usługi informatyczne, hostingowe i serwerowe,
• firmom księgowym i doradczym obsługującym EMCLAT,
• podwykonawcom realizującym usługi eventowe, marketingowe lub reklamowe (np. grafik, fotograf, firma cateringowa),
• dostawcom narzędzi do komunikacji i automatyzacji marketingu (np. systemy newsletterowe, CRM).

W każdym przypadku dane są przekazywane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji celu przetwarzania i na podstawie odpowiednich umów powierzenia przetwarzania danych.

Administrator nie przekazuje danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG), chyba że jest to konieczne i odbywa się zgodnie z mechanizmami zgodności przewidzianymi w RODO (np. standardowe klauzule umowne).

POLITYKA COOKIES

PLIKI COOKIES ORAZ PODOBNA TECHNOLOGIA

Pliki cookies (tzw. ciasteczka) stanowią dane informatyczne, w szczególności pliki tekstowe, instalowane na urządzeniu końcowym Użytkownika, który przegląda Serwis. Cookies zazwyczaj zawierają:

• nazwę domeny serwisu internetowego, z którego pochodzą,
• czas przechowywania ich na urządzeniu końcowym,
• unikalny identyfikator.

Cele stosowania plików cookies

Pliki cookies wykorzystywane są w następujących celach:

• Dostosowanie zawartości stron Serwisu do preferencji Użytkownika oraz optymalizacja korzystania z Serwisu – pliki te pozwalają rozpoznać urządzenie Użytkownika i odpowiednio wyświetlić stronę dostosowaną do jego indywidualnych potrzeb.
• Tworzenie statystyk – pomagają zrozumieć, w jaki sposób Użytkownicy korzystają z Serwisu, co umożliwia ulepszanie jego struktury i zawartości.
• Utrzymanie sesji Użytkownika – po zalogowaniu pliki cookies pozwalają na zachowanie sesji, dzięki czemu Użytkownik nie musi ponownie wpisywać loginu i hasła na każdej podstronie.

Pozostałe informacje

W wielu przypadkach oprogramowanie służące do przeglądania stron internetowych (przeglądarka internetowa) domyślnie dopuszcza przechowywanie plików cookies na urządzeniu końcowym Użytkownika.

Użytkownicy Serwisu mogą w każdej chwili zmienić ustawienia dotyczące plików cookies. Ustawienia te mogą zostać zmienione w szczególności w taki sposób, aby:

• blokować automatyczną obsługę plików cookies,
• informować o ich każdorazowym zamieszczeniu na urządzeniu końcowym.

Szczegółowe informacje o możliwości i sposobach obsługi plików cookies dostępne są w ustawieniach oprogramowania przeglądarki internetowej.

Brak zmiany ustawień dotyczących cookies oznacza, że będą one zamieszczane na urządzeniu końcowym Użytkownika, a tym samym Administrator będzie przechowywać informacje w urządzeniu końcowym i uzyskiwać do nich dostęp.

OKRES PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

Okres przetwarzania danych osobowych przez Administratora zależy od rodzaju świadczonej usługi, podstawy prawnej przetwarzania oraz celu, dla którego dane zostały zebrane.

Co do zasady, dane osobowe są przetwarzane:

• przez czas świadczenia usługi lub realizacji zamówienia,
• do momentu wycofania zgody przez Użytkownika (jeśli przetwarzanie odbywa się na jej podstawie),
• do czasu zgłoszenia skutecznego sprzeciwu wobec przetwarzania danych – w przypadkach, gdy podstawą przetwarzania jest uzasadniony interes Administratora.

Przedłużenie okresu przetwarzania

Okres przetwarzania danych może zostać przedłużony w szczególnych przypadkach, w tym:

• do czasu przedawnienia potencjalnych roszczeń wynikających z zawartych umów pomiędzy Administratorem a Użytkownikiem,
• przez czas niezbędny do dochodzenia roszczeń przez Administratora lub ich odparcia – jeśli z roszczeniami wystąpił Użytkownik,
• przez okres wykonywania obowiązków wynikających z przepisów prawa, w szczególności w zakresie regulacji podatkowych i rachunkowych (np. obowiązek przechowywania dokumentacji przez 5 lat zgodnie z ustawą o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r.),
• przez okres niezbędny do udokumentowania przed organami administracji publicznej, w tym organem nadzoru ds. ochrony danych osobowych, prawidłowości spełnienia obowiązków prawnych przez Administratora,
• w celach archiwizacyjnych – gdy dotyczy to historii prowadzonej korespondencji i udzielanych odpowiedzi na zapytania niezwiązane bezpośrednio z zawartymi umowami.

Usunięcie danych

Po upływie okresu przetwarzania dane osobowe są nieodwracalnie usuwane lub anonimizowane w sposób uniemożliwiający identyfikację osoby, której dotyczą.

ODBIORCY DANYCH

W związku ze świadczeniem usług przez Administratora, dane osobowe Użytkowników mogą być udostępniane podmiotom zewnętrznym, w szczególności:

• dostawcom systemów informatycznych i narzędzi wspierających obsługę klientów,
• bankom i operatorom płatności – w przypadku realizacji transakcji,
• firmom księgowym i doradczym – w zakresie obsługi rachunkowej i podatkowej,
• kancelariom prawnym – w przypadku konieczności dochodzenia roszczeń lub obrony interesów Administratora,
• agencjom marketingowym – w zakresie realizacji kampanii promocyjnych i komunikacji z klientami,
• firmom powiązanym kapitałowo lub organizacyjnie z Administratorem – w zakresie wspólnej realizacji usług.

W przypadku wyrażenia przez Użytkownika odrębnej zgody, jego dane mogą zostać udostępnione innym firmom do ich własnych celów, w tym celów marketingowych.

Administrator zastrzega sobie również prawo do udzielenia informacji o Użytkowniku właściwym organom administracji publicznej, organom ścigania lub osobom trzecim – wyłącznie na podstawie odpowiednich przepisów prawa i w zakresie wynikającym z obowiązku prawnego.

Bezpieczeństwo danych osobowych

Administrator na bieżąco prowadzi analizę ryzyka, aby zapewnić, że dane osobowe są przetwarzane w sposób bezpieczny, zgodny z obowiązującymi przepisami i standardami ochrony danych.

W szczególności:

• dostęp do danych mają wyłącznie osoby upoważnione – pracownicy i współpracownicy Administratora,
• dostęp jest ograniczony do zakresu niezbędnego do realizacji powierzonych zadań,
• wszystkie operacje na danych są rejestrowane i monitorowane,
• dane są przechowywane na zabezpieczonych serwerach z kontrolą dostępu,
• dokumenty papierowe są przechowywane w zamkniętych, chronionych pomieszczeniach,
• stosowane są środki techniczne, takie jak szyfrowanie, backupy, zapory sieciowe i aktualizacje systemów.

Administrator podejmuje również działania edukacyjne i organizacyjne, takie jak szkolenia zespołu oraz wdrażanie procedur reagowania na incydenty naruszenia danych.

DANE KONTAKTOWE

W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych, realizacją praw Użytkownika oraz wszelkimi pytaniami dotyczącymi niniejszej Polityki Prywatności, kontakt z Administratorem jest możliwy:

• drogą elektroniczną: kontakt@emclat.com
• pocztą tradycyjną: Agencja EMCLAT Sp. z o.o., ul. Puławska 77 lok. U5, 02-595 Warszawa

Administrator dokłada wszelkich starań, aby odpowiedzieć na zapytania w możliwie najkrótszym czasie, nie później niż w terminie przewidzianym przez obowiązujące przepisy prawa.

ZMIANY POLITYKI PRYWATNOŚCI

Niniejsza Polityka Prywatności podlega regularnej weryfikacji i aktualizacji, w szczególności w przypadku:

• zmiany przepisów prawa,
• wdrożenia nowych funkcjonalności w Serwisie,
• zmiany sposobu przetwarzania danych osobowych.

Aktualna wersja Polityki Prywatności została przyjęta i obowiązuje od dnia 13.08.2025.

Wszelkie zmiany będą publikowane na stronie internetowej www.emclat.com w zakładce „Polityka prywatności”.