Kto jako pierwszy wita uczestników eventu? W niektórych przypadkach jest to osoba zarządzająca firmą, ale w większości to właśnie hostessa jest na pierwszej linii eventu. Dlatego niezwykle ważne jest, by już od samego początku odzwierciedlała poziom, charakter i wizerunek wydarzenia.
Hostessy coraz częściej odgrywają ważną rolę w sukcesie eventu. Jakość personelu, jego zaangażowanie oraz profesjonalizm określa, jak dana firma jest postrzegana przez uczestników imprezy. Niezależnie od tego czy jest to konferencja, uroczysta gala, promocja marki czy targi, rola hostessy nie kończy się na uśmiechaniu i udzielaniu odpowiedzi na pytania. W rzeczywistości staje się ona reprezentacją firmy i pomaga budować relacje z klientami.
Idealna hostessa to taka, która wie o czym ma informować, dokładnie zna agendę imprezy oraz obiekt, gdzie event się odbywa ale przede wszystkim umie szybko i skutecznie zareagować.
Rola hostessy
To organizator powinien odpowiedzieć sobie na pytanie jaka jest rola hostessy na evencie oraz czego od tej roli oczekuje on jak i Klient dla, którego organizuje wydarzenie. I tu pojawia się pierwszy problem, brak doprecyzowania oczekiwań Klienta. Idealnym przykładem są wszelkiego rodzaju akcje lato, gdzie hostessy/animatorki mają do zapamiętania z reguły do 5 podstawowych komunikatów, co zakłada organizator. A co jeśli Klient wyobraża sobie, że hostessa będzie pewnego rodzaju „ambasadorem” i jeszcze ma do tego konkretne wymagania, co do wyglądu. Tutaj już na początkowym etapie rozmów powinniśmy doprecyzować te kwestie, gdyż wpływają one na stawki hostess i być może szerokie poszukiwania w trakcie castingów.
Brief
Należy spisać dokument uwzględniający wszystkie oczekiwania względem hostess, tutaj również powinny znaleźć się takie informacje jak planowany styl ubioru w trakcie eventu, makijaż czy fryzura, aby nie zaskoczyła nas sytuacja, że zbyt skąpa sukienka może być problemem nie do przeskoczenia. Dobrze przygotowany brief pozwoli przede wszystkim agencji hostess zaproponować odpowiednie kandydatki do danego wydarzenia.
Wygląd i strój
Wizerunek oraz ubiór hostessy powinien być dopasowany do charakteru wydarzenia. Podczas konferencji i seminarium najczęściej sprawdza się klasyczny elegancki strój, w którym hostessa wygląda schludnie i może swobodnie pracować. Jeśli wygląd hostess ma w pełni nawiązywać do charakteru imprezy, wówczas do zadań agencji należy znalezienie odpowiedniego stroju. Nam zdarzało się np. zapewniać stroje na event w stylu kaszubskim, western, kasyno, morskim, gier planszowych i wielu innych. Może zdarzyć się również, że klient zażyczy sobie aby wszystkie dziewczyny były niemal identyczne tzn. równe „od linijki”, miały ten sam kolor i długość włosów. Wówczas warto upewnić się, czy fryzura na przesłanym przez hostessę zdjęciu jest aktualna, należy dopytać o wzrost a także o dokładną wysokość obcasów.
Supervisor
To osoba odgrywająca kluczową rolę szczególnie w sytuacji gdy zadania hostess na wydarzeniu są mocno rozbudowane lub wymagające. Taka osoba koordynuje pracę, pilnuje dyscypliny ale również udziela odpowiedzi na nurtujące pytania, zarządza przerwami w trakcie pracy i dba o bezpieczeństwo.
Pamiętajmy, że połowa nieporozumień w trakcie przygotowań do wydarzenia wynik z błędów w komunikacji, nadinterpretacji, niedopowiedzeń lub braku elementarnych informacji. To od organizatora zależy w jaki sposób poukłada sobie współpracę z podwykonawcami i jak dobrze ich zbriefuje, zmotywuje oraz będzie nadzorował ich pracę. Dlatego zamiast uskarżać się na pracę hostess, może warto przyjrzeć się sobie, czy dołożyliśmy wszelkich starań, aby dobrze zaplanować tą współpracę.
Odprawa przed eventem
Odprawa pracowników jest nieodłącznym elementem każdej imprezy i wiedzą o tym wszyscy event managerowie, którzy przygotowują scenariusze wydarzenia. Podczas odprawy ważne jest dokładne omówienie m.in. zasad współpracy, obowiązków, przerw oraz zapoznanie hostess z planem obiektu, gdzie będą pracować. Nieomówienie obowiązków i zadań, jakie stoją przed hostessami może prowadzić do katastrofy.
